Termos de Uso da Plataforma knotty
1.Aceitação dos Termos
Ao acessar, cadastrar-se ou utilizar a plataforma knotty, o Usuário declara ter lido, compreendido e concordado integralmente com estes Termos de Uso, com a Política de Privacidade do knotty e com eventuais contratos, propostas comerciais e ordens de serviço firmados entre a Empresa Contratante e a knotty.
Caso o Usuário não concorde com qualquer disposição destes Termos, deverá interromper imediatamente o acesso e a utilização da plataforma.
2.Definições
Para fins destes Termos, considera-se:
- knotty: plataforma digital de gestão de despesas corporativas e reembolsos, operada em modelo SaaS multi-tenant, com integração nativa ao ERP Omie e armazenamento de comprovantes em ambiente de nuvem com criptografia em repouso.
- Empresa Contratante (ou Tenant): pessoa jurídica que contrata o serviço para gerenciar despesas, reembolsos, caixinhas e fluxos financeiros internos, possuindo ambiente lógico próprio e isolado dentro da plataforma.
- Usuário: pessoa física autorizada a acessar a plataforma, vinculada a uma Empresa Contratante, incluindo Colaboradores, Gestores e Administradores.
- Colaborador: Usuário com permissão de registrar despesas, enviar comprovantes, consultar saldo de caixinha e acompanhar o status de reembolsos.
- Gestor: Usuário com permissão de revisar, aprovar, rejeitar, endossar ou agrupar despesas e relatórios.
- Administrador: Usuário com permissão completa de configuração do Tenant, incluindo gerenciamento de usuários, integração Omie, categorias visíveis, projetos, alçadas e políticas internas.
- Despesa: lançamento individual contendo descrição, valor, data, categoria, projeto, comprovante e demais atributos definidos pela plataforma.
- Relatório: agrupamento de uma ou mais Despesas submetido à aprovação do Gestor antes de pagamento ou envio ao ERP.
- Caixinha: modalidade de operação em que a Empresa Contratante antecipa valor a um Colaborador, controlado por saldo e recargas.
- Comprovante: imagem, documento fiscal, recibo ou anexo enviado pelo Usuário para justificar uma Despesa, armazenado em ambiente de nuvem com criptografia em repouso.
- IA: recursos de Inteligência Artificial utilizados para auxiliar na leitura, categorização, validação ou identificação de inconsistências em Despesas e Comprovantes.
- Omie: sistema ERP de terceiros com o qual o knotty mantém integração nativa para sincronização de cadastros e lançamento automático de contas a pagar.
- Logs e Eventos PLG: registros técnicos, operacionais e de produto gerados pela plataforma para fins de auditoria, segurança, suporte, rastreabilidade, faturamento e melhoria contínua do serviço.
3.Descrição do Serviço
O knotty é uma plataforma SaaS de gestão de despesas corporativas e reembolsos, oferecida em modelo multi-tenant com as seguintes funcionalidades principais:
- registro de Despesas por Colaboradores via portal web, PWA ou app móvel;
- envio, armazenamento e exibição de Comprovantes;
- análise assistida por IA para categorização, validação e identificação de inconsistências;
- aprovação, rejeição e endosso de Despesas e Relatórios por Gestores;
- agrupamento de Despesas em Relatórios e lotes de pagamento;
- gestão de Caixinhas, saldos e recargas;
- acompanhamento de status, histórico e trilhas de auditoria;
- integração nativa com o ERP Omie, incluindo sincronização de categorias, projetos, fornecedores e contas correntes, e lançamento automático de contas a pagar;
- planejamento orçamentário por projeto, categoria e colaborador;
- canais internos de suporte com anexos contextuais.
A plataforma é acessada por navegador web, PWA ou aplicativo, em domínios disponibilizados pela knotty. As funcionalidades disponíveis ao Usuário dependem do perfil de acesso, do plano contratado e da configuração do Tenant.
A knotty poderá atualizar, modificar, remover ou adicionar funcionalidades sem aviso prévio, buscando aprimorar segurança, estabilidade, desempenho e experiência do Usuário, observado o disposto na Cláusula 20.
4.Modelo Multi-Tenant e Isolamento de Dados
A plataforma opera em modelo multi-tenant, no qual cada Empresa Contratante possui ambiente lógico próprio identificado por slug único. Dados, usuários, configurações, integrações, comprovantes, relatórios e lotes de pagamento são segregados por Tenant.
A knotty adota controles técnicos para impedir que Usuários de um Tenant acessem dados de outro Tenant, incluindo isolamento por identificador em todas as consultas ao banco de dados, autenticação JWT vinculada ao Tenant e validação de escopo em todas as operações de leitura e escrita.
5.Cadastro, Trial e Planos
A Empresa Contratante poderá iniciar o uso da plataforma por meio de solicitação de cadastro, sujeita à confirmação de e-mail e à aceitação destes Termos e da Política de Privacidade.
A knotty poderá oferecer período de trial Premium, durante o qual o Tenant tem acesso a funcionalidades estendidas por prazo determinado. Ao final do período de trial, o acesso poderá ser ajustado automaticamente para o plano contratado ou suspenso até nova contratação.
A knotty poderá conceder extensões automáticas do trial mediante eventos definidos pela plataforma, como conclusão de etapas do processo de implantação guiada.
Os planos, preços, limites de uso, condições comerciais e prazos de pagamento são definidos em proposta comercial ou contrato específico firmado entre a knotty e a Empresa Contratante.
6.Usuários, Perfis e Permissões
Cada Usuário acessa a plataforma com credenciais individuais, vinculadas a um único Tenant ativo. Os perfis disponíveis incluem Administrador, Gestor e Colaborador, com permissões diferenciadas conforme definido na plataforma.
A Empresa Contratante é responsável por:
- definir quais Usuários poderão acessar a plataforma;
- atribuir perfis e permissões adequadas a cada função;
- remover ou desativar acessos de Usuários desligados ou não autorizados em prazo razoável;
- revisar periodicamente permissões concedidas, especialmente as de Administrador e Gestor;
- garantir que seus Usuários utilizem a plataforma de acordo com suas políticas internas, com a legislação aplicável e com estes Termos.
A knotty poderá bloquear, suspender ou limitar acessos em caso de suspeita fundada de uso indevido, violação destes Termos, risco à segurança da plataforma, fraude ou determinação legal.
7.Uso Permitido e Vedações
O Usuário compromete-se a utilizar a plataforma de forma lícita, ética e compatível com a sua finalidade.
O Usuário deverá:
- fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas;
- enviar apenas Comprovantes autênticos e relacionados às Despesas declaradas;
- manter sigilo sobre suas credenciais de acesso;
- não compartilhar login, senha ou token com terceiros;
- comunicar imediatamente acessos suspeitos, perda de credenciais ou irregularidades;
- respeitar as políticas internas da Empresa Contratante.
É vedado ao Usuário:
- inserir Comprovantes falsos, adulterados, ilegíveis intencionalmente ou sem relação com a Despesa;
- utilizar a plataforma para fraude, sonegação, lavagem de dinheiro ou qualquer prática ilícita;
- tentar acessar dados de outros Usuários, Empresas Contratantes ou Tenants;
- explorar vulnerabilidades, realizar engenharia reversa, automatizar uso abusivo ou tentar burlar permissões e limites;
- copiar, revender, sublicenciar ou explorar comercialmente a plataforma sem autorização expressa;
- enviar arquivos maliciosos, vírus, scripts, automações abusivas ou conteúdo ilícito.
8.Conteúdo Inserido pelo Usuário
O Usuário é o único responsável pelas informações, Comprovantes, descrições, valores, datas, categorias, projetos, centros de custo e demais dados inseridos na plataforma.
A knotty atua como repositório técnico e processador desses dados, sem assumir responsabilidade pela veracidade, autenticidade, legitimidade ou conformidade fiscal, contábil ou trabalhista das Despesas registradas.
Cabe ao Usuário e à Empresa Contratante garantir que:
- as Despesas correspondam a gastos reais e elegíveis;
- os Comprovantes sejam legíveis, autênticos e adequados para fins fiscais e contábeis;
- os valores, datas e categorias estejam corretos;
- as Despesas atendam à política interna da Empresa Contratante.
A knotty armazena Comprovantes e anexos em ambiente de nuvem com criptografia em repouso, sem prejuízo das medidas adicionais de segurança previstas na Cláusula 13.
9.Inteligência Artificial e Revisão Humana Obrigatória
A knotty utiliza recursos de IA para auxiliar na análise de Despesas e Comprovantes, incluindo extração de dados, categorização sugerida e detecção de inconsistências.
O Usuário compreende e concorda que:
- as sugestões da IA têm caráter meramente indicativo;
- a IA pode cometer erros, omissões ou falhar em identificar inconsistências;
- a análise automatizada não substitui revisão humana;
- a decisão final sobre aprovação, rejeição, pagamento ou envio ao ERP de qualquer Despesa cabe sempre ao Gestor responsável.
10.Aprovação, Pagamento e Responsabilidade do Gestor
O Gestor é o único responsável pela decisão final de aprovar, rejeitar, endossar ou encaminhar Despesas para pagamento e envio ao ERP.
São de responsabilidade exclusiva do Gestor e da Empresa Contratante:
- verificar a autenticidade e legitimidade dos Comprovantes;
- conferir valores, datas, categorias, projetos e centros de custo;
- validar se a Despesa está em conformidade com a política interna da Empresa Contratante;
- confirmar a adequação fiscal, contábil e financeira das Despesas;
- acompanhar pagamentos, lotes, reembolsos e Caixinhas;
- manter controles internos adequados;
- arquivar documentos quando exigido por lei.
A knotty fornece ferramentas de controle, registro e rastreabilidade, mas não substitui governança interna, auditoria, conferência humana ou responsabilidade da Empresa Contratante.
A knotty não se responsabiliza por aprovações inadequadas, indevidas, incorretas ou fraudulentas realizadas por Gestores ou Administradores da Empresa Contratante.
11.Integração com o Omie e Outros Terceiros
A knotty oferece integração nativa com o ERP Omie e poderá integrar-se a outros sistemas de terceiros, incluindo provedores de infraestrutura em nuvem, e-mail transacional, serviços de IA, autenticação, armazenamento e monitoramento.
A Empresa Contratante é responsável por:
- fornecer e manter atualizadas as credenciais e chaves de API necessárias à integração;
- garantir permissões adequadas no ambiente de origem;
- manter cadastros consistentes entre os sistemas;
- atender a eventuais limites técnicos, comerciais ou contratuais do Omie ou de outros terceiros.
A knotty utiliza fila persistente, mecanismos de retry com backoff exponencial e logs de operação para reduzir impactos de falhas transitórias nas integrações. Quando aplicável, a plataforma permite reprocessamento manual ou automático de operações falhadas, sem garantia de sucesso caso o erro decorra de indisponibilidade, bloqueio, inconsistência ou limitação do sistema terceiro.
A knotty não se responsabiliza por falhas, indisponibilidades, alterações de API, atrasos, inconsistências ou erros decorrentes diretamente de sistemas de terceiros, salvo quando comprovadamente causados por falha própria da plataforma.
12.Logs, Eventos e Auditoria
A plataforma registra logs técnicos e operacionais e eventos de produto para fins de:
- segurança e prevenção de fraude;
- auditoria e rastreabilidade;
- suporte e diagnóstico de erros;
- melhoria contínua do serviço;
- faturamento e gestão de planos;
- atendimento a obrigações legais e regulatórias.
Os registros podem incluir identificação do Usuário, do Tenant, data e hora, endereço IP, navegador, ação realizada, entidade afetada, status da operação, mensagens de erro, eventos de integração e dados técnicos necessários ao diagnóstico.
A knotty disponibiliza históricos de atividade e trilhas de auditoria aos Administradores autorizados da Empresa Contratante. Dados técnicos sensíveis, credenciais, tokens, payloads brutos de integrações e dados de outros Tenants não são expostos ao cliente final.
13.Segurança da Informação
A knotty adota medidas técnicas e organizacionais razoáveis para proteger a plataforma e os dados nela tratados, incluindo:
- comunicação criptografada via TLS em todos os domínios;
- criptografia em repouso para Comprovantes armazenados em nuvem;
- autenticação baseada em JWT com expiração e validação de escopo;
- hash de senhas com bcrypt;
- isolamento lógico de dados entre Tenants;
- registros de log para auditoria e detecção de incidentes;
- backups periódicos do banco de dados de produção.
A segurança também depende do comportamento do Usuário e da Empresa Contratante, conforme Cláusulas 6 e 7.
A knotty poderá suspender ou limitar contas e acessos em caso de suspeita de incidente de segurança, fraude, abuso de funcionalidades, tentativa de invasão ou descumprimento destes Termos.
14.Disponibilidade e Manutenção
A knotty empreende esforços razoáveis para manter a plataforma disponível, segura e funcional, mas não garante disponibilidade ininterrupta nem operação livre de erros.
A plataforma poderá ficar temporariamente indisponível em razão de manutenção programada, atualização, falha de infraestrutura, instabilidade de terceiros, incidente de segurança, ataque, tráfego anormal, caso fortuito ou força maior.
Sempre que possível, manutenções programadas serão comunicadas com antecedência razoável. Indisponibilidades emergenciais poderão ocorrer sem aviso prévio.
Os canais de suporte, horários de atendimento, prazos de resposta e níveis de serviço aplicáveis serão definidos em proposta comercial ou contrato específico.
15.Backup, Retenção e Portabilidade de Dados
A knotty realiza backups regulares do banco de dados de produção como medida de segurança operacional. Os backups têm finalidade de continuidade do serviço e não substituem obrigações de retenção da Empresa Contratante.
Os dados são retidos enquanto durar a relação contratual e, após seu encerramento, pelo prazo necessário para cumprimento de obrigações legais, exercício regular de direitos, auditoria, segurança e prevenção de fraude, conforme detalhado na Política de Privacidade.
A Empresa Contratante poderá solicitar exportação dos dados do seu Tenant em formato estruturado, mediante condições técnicas, comerciais e prazos razoáveis acordados com a knotty.
16.Privacidade e LGPD
O tratamento de dados pessoais na plataforma observa a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 — LGPD) e demais normas aplicáveis.
No contexto da prestação do serviço:
- a Empresa Contratante atua como controladora dos dados pessoais de seus colaboradores e demais titulares relacionados à sua operação;
- a knotty atua como operadora, tratando esses dados pessoais em nome da Empresa Contratante e conforme suas instruções;
- a knotty atua como controladora em relação a dados estritamente necessários para gestão da conta, segurança, faturamento, suporte, auditoria, prevenção de fraude e cumprimento de obrigações legais.
A knotty não vende dados pessoais. O detalhamento das bases legais, finalidades, direitos dos titulares, compartilhamento com suboperadores e canais de contato consta da Política de Privacidade do knotty, parte integrante destes Termos.
17.Propriedade Intelectual
O knotty, incluindo sua marca, nome, logotipo, layout, código, interface, funcionalidades, textos, fluxos, componentes, documentação, banco de dados, arquitetura, design e demais elementos da plataforma, é protegido por direitos de propriedade intelectual de titularidade da knotty.
O uso da plataforma não concede ao Usuário ou à Empresa Contratante qualquer direito de propriedade sobre o knotty, seu código-fonte, marca, tecnologia ou elementos visuais.
É vedado copiar, modificar, reproduzir, distribuir, sublicenciar, vender, explorar comercialmente, realizar engenharia reversa ou criar produto derivado da plataforma sem autorização expressa.
Os dados, Comprovantes e informações inseridos pelos Usuários permanecem de titularidade da Empresa Contratante e dos respectivos titulares de direito, conforme aplicável. A knotty os trata apenas para operar, manter, proteger, prestar suporte, cumprir obrigações legais e melhorar a plataforma.
18.Limitação de Responsabilidade
Na máxima extensão permitida pela legislação aplicável, a knotty não responde por danos indiretos, incidentais, especiais, punitivos, lucros cessantes, perda de receita ou de oportunidade, perda de dados causada por terceiros ou prejuízos decorrentes do uso ou impossibilidade de uso da plataforma.
A knotty não se responsabiliza por:
- informações incorretas inseridas por Usuários;
- Comprovantes falsos, ilegíveis, adulterados ou inadequados;
- decisões de aprovação ou rejeição tomadas por Gestores;
- decisões baseadas exclusivamente em sugestões da IA;
- descumprimento de políticas internas da Empresa Contratante;
- falhas, instabilidades ou limitações do Omie ou de outros sistemas de terceiros;
- uso indevido de credenciais ou ausência de revisão humana;
- impactos fiscais, contábeis, trabalhistas ou financeiros decorrentes de decisões da Empresa Contratante.
A responsabilidade da knotty, quando aplicável, limita-se aos danos diretos comprovadamente causados por falha própria da plataforma, observados os limites previstos em contrato comercial específico.
Nenhuma disposição destes Termos exclui responsabilidade que não possa ser excluída por lei.
19.Vigência, Suspensão e Encerramento
Estes Termos permanecem vigentes enquanto o Usuário acessar ou utilizar a plataforma.
A knotty poderá suspender ou encerrar acesso em caso de:
- violação destes Termos;
- uso indevido ou suspeita fundada de fraude;
- risco à segurança da plataforma;
- solicitação da Empresa Contratante;
- encerramento do contrato comercial;
- determinação legal ou regulatória.
Após o encerramento da relação contratual, os dados poderão ser mantidos pelos prazos previstos na Política de Privacidade e na legislação aplicável.
20.Alterações dos Termos
A knotty poderá alterar estes Termos de Uso para refletir mudanças legais, operacionais, comerciais, técnicas ou de segurança.
Alterações relevantes serão comunicadas aos Usuários ou à Empresa Contratante pela plataforma, e-mail ou outro canal apropriado, com antecedência razoável quando aplicável.
O uso continuado da plataforma após a comunicação implica aceitação dos novos Termos. Caso o Usuário discorde das alterações, deverá interromper o uso da plataforma.
21.Lei Aplicável e Foro
Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da Comarca de São Paulo/SP para dirimir quaisquer controvérsias, salvo quando a legislação aplicável determinar foro diverso ou quando houver disposição específica em contrato comercial firmado com a Empresa Contratante.
22.Contato
Dúvidas, solicitações e comunicações relacionadas a estes Termos podem ser enviadas para: